KANBAN je metoda řízení pracovních postupů umožňující vizualizovat projekt, maximalizovat efektivitu a být neustále agilní. V japonštině název KANBAN doslova znamená vývěsní štít. Dříve se využíval ve výrobních procesech, později při vývoji softwaru. Dnes se uplatňuje ve všech oblastech od obchodu až po zdravotnictví.
Co to je KANBAN a odkud pochází
Systém KANBAN vyvinul japonský inženýr Taiichi Ohno pro výrobce automobilů Toyota na začátku 40. let. Jednoduchý plánovací systém optimálně řídil práci a zásoby v každé fázi výroby pro vyšší výkon při kratších dodacích lhůtách. Na začátku 21. století začal softwarový průmysl KANBAN využívat k pozitivní změně způsobů dodávek produktů a služeb. Byl úspěšně aplikován do mnoha dalších odvětví, jako je IT, vývoj softwaru či marketing. Metoda KANBAN se objevila na začátku roku 2007.
Jaké výhody KANBAN přináší
Základem metody je KANBAN deska neboli nástěnka viditelná všem členům týmu. Je rozdělena do několika sloupců představujících fáze zpracování projektu, například příprava, zpracování a hotovo. Počet fází, tedy sloupců a jejich označení se může lišit dle charakteru projektu. V Projectinu jsou jednotlivé karty odlišeny barevnými pruhy dle priority. Neustále máte také díky vizualizaci zpětnou vazbu. Níže jsou popsáby výhody KANBANU:
- Vizualizace a přehlednost pracovních postupů, úkoly jsou jasně určeny.
- Nastavením limitu sloupce, který může obsahovat pouze maximální počet úkolů, vede k efektivnějšímu pracovnímu postupu.
- Během řízení pracovního procesu se mohou objevit blokády a úzká místa. Tým se zaměří na odstranění překážek a kapacity lze správně rozdělit.
- Definice pravidel procesu je přesná a přehledná, zahrnuje stanovení limitů, členů týmu i určení toho, kdy je úkol považován za zcela dokončený.
- Zpětná vazba vede ke zlepšení pracovních postupů a vizualizace ukazuje, kdy by se měla konat pravidelná setkání, nebo kdy je třeba se propojit.
- Uplatňuje se metoda Kaizen neboli snaha o neustálé zlepšování procesů v týmu, což je důležitý pilíř dlouhodobých strategií konkurenceschopnosti.
Hledáte přehledný agilní panel?
Odpověď je Projectino - český agilní projektový nástroj, který milují týmy v celé ČR.
Chci nezávaznou prezentaci
Jak zavést KANBAN v každodenní praxi
KANBAN postupuje metodou pull. Úkol je vytažen z předchozího sloupce vlevo, pokud mají členové týmu kapacitu pro nový úkol. Pokud část týmu pracuje rychle, ale ve druhém kroku nastane problém, členové rychlejšího týmu mohou využít uvolněné kapacity k vyřešení problému. Vnitřní sloupce mají nastavený limit pro maximální počet současně zpracovávaných úkolů, aby nedocházelo ke zpoždění projektu.
KANBAN nebo SCRUM - co zvolit
KANBAN je vhodné využít u kontinuálně, opakovaně a pravidelně běžících činností, třeba u služeb, kam průběžně padají požadavky a průběžně se také odbavují. Tam, kde se činnost nedá dělit na etapy. Například u údržby, odstraňování závad, podpoře provozu v oblasti infrastruktury a aplikací, i tam, kde se průběžně mění kapacita týmu a nelze ji plánovat dopředu, anebo pro podporu obchodu, řízení vztahů se zákazníky - CRM, logistiku, řízení backoffice procesů a podobné kontinuálně běžící činnosti.
SRUM je vhodný pro projekty, kde je definovaný čas, obsah, náklady či vývoj, nebo kde se cyklicky opakují činnosti. Nabízí lepší podporu pro plánování a sledování stavu projektu i lepší přehlednost pro členy týmů. S využitím reportů můžete měřit výkon týmu a sledovat, kdy bude pravděpodobně úkol dokončen. Dá se využít také u kontinuálně běžících služeb, kde si týmy definují nějaký plán práce a nástrojová podpora jim umožní vybrat si úkoly dle aktuální disponibilní kapacity či priorit.