Úspěšný portfolio management chce důmyslné nástroje a trénink. Díky efektivním nástrojům se vypořádáte s menšími i většími nástrahami. Pokud řídíte několik projektů současně, musíte dbát na prioritizaci úkolů, promyšlenou alokaci zdrojů a kontrolu práce týmů. Pro portfolio management využijte software pro řízení projektů.
Co to je vytížení zdrojů a jak funguje
Správné vytížení zdrojů slouží pro efektivní plánování. Vhodný nástroj má velmi snadné drag & drop ovládání, automatickou a manuální alokaci času, možnost efektivní filtrace, priorit, vytížení lidí, skupin i větších týmů a dá vám projektový i globální pohled na zdroje. Získáte tak vizuální přehledy o vytížení všech pracovníků neboli zdrojů v reálném čase v přehledných statistikách a reportech zobrazených na jedné stránce. Pak vám stačí jediný pohled a okamžitě víte, jak efektivně vaše firma i daný projektový tým funguje. Můžete úspěšně řídit i více projektů současně.
Proč je potřeba řešit vytížení zdrojů
Nástroj pro vytížení zdrojů umožňuje manažerům efektivně vyrovnat pracovní vytížení lidí při zachování harmonogramu daných projektů. Můžete díky němu snadno zjistit, jak jsou vaši lidé aktuálně i v budoucnu využíváni, zda a kdy jsou přetíženi, nebo kdy jsou naopak k dispozici pro nepřiřazené úkoly a projekty. Nástroj pro sledování a plánování vytížení zdrojů slouží pro plánování kapacit, odhad času a nákladů, i pro zajištění transparentnosti a vizuální správu zdrojů.
Konflikty zdrojů a jak se s nimi vypořádat
Díky efektivnímu plánování, řízení a správnému vytížení zdrojů, budou moci vaši pracovníci pracovat na více projektech a předejdete mnoha konfliktům. Vyhnete se přehnané kritice, nedorozumění, frustraci, demotivaci, nudě, prokrastinaci i přetěžování a nebudete riskovat, že se k vám nedostane zpětná vazba, která je mnohdy klíčová pro úspěšné zvládnutí projektů. Získáte si také u svých pracovníků, skupin a větších týmů potřebný respekt, díky kterému zvládnete efektivně řídit více souběžných projektů. Zvládnete je také úspěšně dotáhnout do konce.
Jak zvládnout více souběžných projektů
- Ujistěte se, že znáte všechny úkoly vašich projektů a že jste na nic nezapomněli.
- Zjistěte, kolik času zaberou jednotlivé úkoly, využijte plán, optimalizujte kapacity a zajistěte zdrojům dost času pro dosáhnutí konkrétních výsledků.
- Projektové plánování projektů se neobejde bez Ganttova diagramu, kde díky vizualizaci projektových úkolů v čase pohodlně naplánujete více projektů. Stav dokončení všech projektů je zobrazený na časové ose a máte přehled vyčerpaných zdrojů i peněžních toků na všech projektech.
- Kontrolu a plnohodnotný reporting můžete kdykoliv prezentovat díky přehledu portfolia. Výkazy a přehledy portfolia si snadno přizpůsobíte a zobrazíte v grafech, tabulkách nebo diagramech.
- Mějte přehled, delegujte práci a dejte prostor jiným, ať předejdete vlastnímu vyhoření a frustraci týmů.
- Určete si pravidla pro komunikaci, organizaci výstupů i sledování vývoje projektového portfolia u každého projektu. Zbavte se různých aplikací a mějte vše důležité, včetně dat a čísel v jediném nástroji.
- Využívejte setkání a videokonference, které jsou důležitými milníky při řízení a dají vám nepostradatelnou zpětnou vazbu. Díky nim zjistíte, na kterém projektu jste pozadu a kde v předstihu a vždy včas přeskupte síly, ať můžete pokračovat efektivněji.
Pracujte s nástroji pro řízení projektového portfolia
Abyste se při řízení více projektů nepropadli do zpoždění, pracujte s kvalitními nástroji pro řízení projektového portfolia. Díky možnosti plánovat budete mít neustálý přehled o vytížení vašich zdrojů. Stav jednotlivých projektů a jejich vzájemné vazby můžete sledovat v Ganttu. Jak jsou na tom všechny vaše projekty, zjistíte díky neustálému přehledu portfolia v reálném čase. I když budete mít najednou současně víc projektů, řešte je v klidu a s chladnou hlavou. Se správným nástrojem to zvládnete. Projectino je ten správný nástroj pro portfolio management.